Le séminaire professionnel est un événement d’entreprise qui regroupe les dirigeants et leurs employés en dehors du cadre formel habituel. C’est un moyen de communiquer sur un sujet particulier, de renforcer la cohésion d’équipe et la culture d’entreprise. L’organisation d’un séminaire ne peut s’improviser, car celui-ci doit répondre à des objectifs précis. Le site Droits et Libertés donne des conseils pour réussir cet événement.
Sommaire
Définir les objectifs et le type de séminaire
La première étape pour organiser un séminaire professionnel facilement consiste à fixer des objectifs. L’événement peut être organisé dans le but de récompenser les équipes, célébrer une nouvelle, lancer un nouveau produit ou encore présenter une stratégie d’entreprise. Il faudra également identifier la cible : les partenaires, les collaborateurs, les clients, etc.
Ces deux éléments permettent de mieux penser son événement, notamment le type de séminaire :
- un séminaire de motivation,
- un séminaire d’intégration,
- un séminaire de formation.
Destiné en général aux employés de l’entreprise, le séminaire de motivation permet de renforcer la dynamique de l’équipe grâce au team building. Diverses activités peuvent faire l’affaire comme une initiation au golf, un camping en pleine nature sous une tente nomade, des soirées animées, etc. Le principal objectif est le renforcement de la cohésion d’équipe.
Une entreprise qui embauche de nouvelles recrues peut décider d’organiser un séminaire d’intégration. C’est un moment ludique durant lequel les nouveaux employés pourront créer rapidement des liens avec les anciens dans une ambiance décontractée.
Plus formel et studieux, le séminaire de formation est un événement qui rassemble les collaborateurs autour d’un sujet important. Il peut s’agir de dialoguer sur la conduite d’un projet ou de transmettre de nouvelles compétences et connaissances. On parle également de journée d’étude.
Établir un budget pour le séminaire professionnel
Le budget pourra être établi une fois que le type de séminaire est défini. Le coût de l’événement varie selon plusieurs facteurs comme le lieu, la durée (une matinée, une journée entière, un weekend…), le nombre de participants, etc. Tout doit être minutieusement préparé pour éviter les mauvaises surprises.
Le lieu du séminaire doit correspondre aux objectifs attendus. On peut choisir parmi plusieurs endroits comme une salle des fêtes, un rooftop, un hôtel, un château, un espace de coworking, etc. Il faut choisir un lieu qui colle avec l’esprit de l’entreprise et le séminaire professionnel tout en veillant à son accessibilité pour les participants.
Le budget prendra aussi en compte la restauration et la logistique. L’établissement d’un planning précis est indispensable pour une bonne organisation. Chaque étape de l’événement doit être définie en amont pour que tout se déroule au mieux le jour J. On recommande aussi de prévoir une certaine marge de manœuvre dans les prévisions pour ne pas compromettre le séminaire en cas d’imprévu.
Rédiger une feuille de route
Lorsque la date du séminaire approche, il faut s’assurer du bon fonctionnement de la logistique et effectuer tous les contrôles nécessaires. On contactera les intervenants éventuels pour les derniers points afin de vérifier que tout est fin prêt.
Une feuille de route est rédigée pour les participants pour qu’ils puissent suivre le séminaire de la manière la plus fluide possible. On doit retrouver sur le document des éléments comme :
- les horaires des réunions et les activités,
- la description de chaque étape de l’événement,
- les indications pour rejoindre les lieux,
- les pauses, etc.
Mieux les participants seront informés, plus le séminaire professionnel se déroulera sans surprise.
Une visite sur les lieux la veille de l’événement est importante pour vérifier que tout est en place et corriger les derniers détails. Certaines prestations, notamment artistiques, peuvent également nécessiter des répétitions ou des synchronisations pour organiser le séminaire de la meilleure manière qui soit.
Communiquer avant et après l’événement
Un plan de communication efficace doit être mis en place, que les participants fassent partie du personnel de l’entreprise ou soient des invités extérieurs. L’idée est de les informer suffisamment à l’avance pour qu’ils puissent bien se préparer. Pour s’assurer de leur présence, il faut faire parvenir les invitations plusieurs jours, voire des semaines à l’avance. On prendra aussi le temps de recueillir les réponses pour avoir une estimation du nombre réel de participants.
Lorsque les activités prévues nécessitent une tenue adaptée, cela doit être bien précisé au moment de l’invitation. Il peut s’agir par exemple d’une tenue de sport, d’un maillot de bain, des chaussures de marche… On évitera ainsi que les invités se sentent mal à l’aise durant le séminaire.
La communication à la fin de l’événement consiste à mettre en place un formulaire pour recueillir les retours des participants. Une semaine après, on peut leur envoyer un mot de remerciement ainsi que le compte rendu du séminaire. Si des photos ou vidéos ont été prises, c’est aussi le moment de leur faire parvenir ou de les poster sur les réseaux sociaux de l’entreprise.
