Aujourd’hui, la Gestion des Temps et des Activités (GTA) est devenue un enjeu fondamental pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Tous les services RH de toutes les entreprises sont confrontés au GTA, peu importe le secteur d’activité. En réalité, la GTA est un ensemble de méthodes qui facilitent le suivi des temps de travail des salariés au sein d’une entreprise. Voici tout ce qu’il faut savoir sur la GTA.
Sommaire
Qu’est-ce que la gestion des temps et activités ?
La GTA se définit comme étant l’ensemble des processus de suivi et de contrôle de la durée du travail des employés au sein d’une entreprise ou une organisation. À cet effet, elle prend en compte :
- le suivi et le pilotage du temps de travail (arrivée, départ, temps de pause) ;
- la planification horaire ;
- la gestion des temps pleins, partiels, forfaits jours… ;
- le calcul des heures supplémentaires ;
- le suivi du repos compensateur ;
- la gestion des absences et des temps de présence ;
- la gestion des temps pleins, partiels, forfaits jours… ;
- la personnalisation d’anomalie de pointage (il s’agit entre autres des temps de repos minimum obligatoire, du plafond d’heures travaillées…).
Tout ce suivi permet d’affecter des tâches ou des projets à un employé ou à une équipe en heures, en jours, par période ou encore par client. De ce fait, on a une parfaite maîtrise des heures travaillées par projet et/ou par client, ce qui permet à la société d’avoir une meilleure vision des temps de travail et des activités effectuées par ses employés.
Grâce à ce suivi des activités, il devient plus facile pour les chefs d’entreprise d’harmoniser les ressources avec les besoins. En outre, la GTA favorise la mise en place d’un suivi budgétaire prévisionnel et réalisé.
Par ailleurs, dans la pratique, l’expression « gestion des temps et activités » est souvent utilisée pour désigner les logiciels SIRH, c’est-à-dire les logiciels de gestion des temps. Ces derniers se chargent de suivre de manière pointilleuse les temps de travail et les absences du personnel.
Quels sont les enjeux d’une bonne gestion du temps ?
Utiliser un logiciel de gestion des temps présente de nombreux avantages pour une entreprise, à savoir :
- Rendre les données RH plus fiables : pour y arriver, il faut supprimer les nombreuses saisies, automatiser le calcul des variables de paie et assurer une meilleure traçabilité des données ;
- Gagner du temps : pour ce faire, il faut décentraliser les activités simples et récurrentes (validation d’absence, saisie de temps, etc.) auprès des managers ou des salariés. Notons que le fait de supprimer les formulaires sur papier en fonction des feuilles de temps peut permettre de gagner du temps ;
- Améliorer la productivité : cela est possible grâce à l’automatisation des éléments variables de paie ;
- Maîtriser les coûts : lorsqu’une entreprise maîtrise son activité, elle peut facilement réduire ses coûts. En effet, en utilisant un logiciel gestion temps de travail, elle peut réduire, voire supprimer, les dysfonctionnements de son cœur de métier.
N’oubliez pas également que l’un des principaux objectifs de la GTA est d’être en conformité avec la règlementation du droit du travail, de la convention collective ou les accords d’entreprise.
Pourquoi mettre en place un logiciel RH de GTA dans votre entreprise ?
Il existe mille et une raisons d’implémenter un logiciel de gestion de temps dans son entreprise. On vous en a déjà énoncé quelques-unes plus haut. En voici d’autres !
Simplifier la gestion des ressources humaines
Autrefois, le suivi des activités se fait avec du papier et non avec un tableau suivi modulation temps de travail. Malheureusement, cela entraine de nombreuses contraintes et beaucoup d’erreurs. L’avantage d’un logiciel emploi du temps est de pouvoir gérer tous les types de contrats de travail ainsi que les types d’horaires via un seul système.
Pour rendre plus facile l’établissement des paies, l’outil gestion du temps calcule automatiquement les éléments variables de paie. Cela permet au gestionnaire RH d’avoir un gain de temps qu’il pourra utiliser pour accomplir des missions plus importantes.
Développer et optimiser le capital humain de l’entreprise
Une application de temps de travail permet de bien gérer son équipe. Cela s’explique par le fait que le temps de présence est bien suivi et l’information RH est rendue disponible auprès de chaque collaborateur concerné. De manière plus précise, on peut affirmer qu’une application de pointage heure de travail favorise :
- le management des équipes ;
- la fidélisation des employés ;
- la productivité des DRH.
Comment choisir un compteur temps de travail pour son entreprise ?
Pour choisir un logiciel gestion temps de travail, il est important de suivre certaines étapes.
Tenir compte de votre activité
Pour faire un choix optimal, vous devez vous baser sur l’activité de votre entreprise pour faire le choix de votre application heure de travail. Il existe des outils GTA qui conviennent aux professionnels de la Restauration. Par contre, d’autres sont destinés aux sociétés de conseil ou encore aux grandes sociétés. En raison de l’activité que vous exercez, certaines fonctionnalités du logiciel vous seront inutiles.
Tenir compte de l’accessibilité de l’outil
Un outil gestion du temps ne pourra pas répondre à tous les enjeux de GTA s’il est uniquement accessible au RH, aux managers et décideur au sein de l’entreprise. Privilégiez plutôt un logiciel temps de travail qui propose un accès dédié à chaque membre de votre équipe.
Choisir un outil qui fonctionne en mode SaaS
Sur le marché, ce sont les outils SaaS (Software as a Service) qui sont très plébiscités en raison des avantages qu’ils offrent :
- une possibilité de recevoir des mises à jour régulières ;
- une possibilité d’accéder à l’outil à partir de n’importe quel appareil ;
- etc.
