Que ce soit pour la création ou la reprise d’une entreprise, il est important de lui choisir un emplacement qui sera son siège social. La mention de siège social indique en effet l’adresse administrative de la société. Si vous souhaitez créer une entreprise ou transférer son siège social, découvrez tout ce que vous devez savoir à ce sujet.
Sommaire
Qu’est-ce que le siège social d’une entreprise ?
Le siège social d’une entreprise représente son emplacement géographique, l’endroit où se trouvent la direction et les organes d’administration de la société. C’est également le lieu où les associés de l’entreprise se réunissent lors des assemblées générales pour prendre des décisions importantes. Il donne la possibilité d’identifier la nationalité de l’entreprise, de déterminer la loi applicable en cas de litige, ainsi que le tribunal compétent. Il est possible pour une société d’avoir plusieurs établissements d’exploitation, mais elle ne peut avoir qu’un seul siège social. Dans ce cas, ce dernier peut être constitué par une simple boîte aux lettres.
Comment effectuer un changement de siège social ?
De nombreux événements peuvent amener une entreprise à changer son adresse officielle et administrative. Il peut s’agir de l’échéance d’un bail, d’un déménagement ou de la volonté de choisir un lieu plus prestigieux pour l’entreprise. On parle alors de transfert de siège social. Certaines démarches et formalités sont nécessaires lors d’un transfert de siège social, quel que soit le statut de votre entreprise. Ce changement ne peut s’opérer que sur une décision qui entraîne la modification des statuts.
Transfert du siège social de votre société : la prise de décision
La décision de transférer le siège social dépend de la forme juridique de votre société. Il existe donc des règles applicables pour chaque forme juridique, en matière de décision concernant le changement du siège social. S’il s’agit d’une SARL ou d’une société civile, la décision de changer de domiciliation doit être prise en assemblée générale extraordinaire (AGE). La loi donne toutefois la possibilité au gérant de prendre cette décision à condition qu’elle soit ratifiée par l’assemblée des associés.
En EURL, cette décision revient à l’associé unique ou au gérant à condition qu’elle soit ensuite ratifiée par l’associé unique. L’organe compétent pour décider du transfert du siège social d’une SAS est précisé dans les statuts de l’entreprise. Il faudra de ce fait consulter les statuts pour savoir s’il s’agit par exemple du président ou de l’assemblée des associés. Pour une SASU, la décision peut émaner du président ou de l’associé unique par exemple.
Formalités liées au transfert de siège social
Une fois que la décision est prise par les personnes ou organes compétents et que le procès-verbal est rédigé, l’entreprise peut commencer les démarches de modification de son siège social. Il faudra pour cela modifier les statuts de la société. Dès lors qu’il y a un changement d’adresse du siège social, il est en effet indispensable de faire une mise à jour, en le mentionnant dans les statuts de l’entreprise. Vous devez donc opérer une modification statutaire pour remplacer l’ancienne adresse par la nouvelle.
Si l’adresse de votre nouveau siège social se trouve dans le même département que l’ancienne, il faudra publier une seule annonce légale dans un journal d’annonces légales du département. Si le nouveau siège social de l’entreprise se trouve en revanche dans un autre département, deux annonces légales devront être publiées. La première publication se fera dans un journal du département de l’ancien siège social et la seconde dans le département du nouveau siège.
Déclaration du transfert de siège social
Toute entreprise a l’obligation légale de déclarer son domicile juridique auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) pour obtenir son immatriculation. Après le transfert du siège social, il faudra alors demander une inscription modificative au RCS. Une mise à jour de l’extrait K-Bis de votre société sera donc faite avec la mention de l’adresse du nouveau siège social. Pour faire cette demande, plusieurs documents sont nécessaires, à savoir :
- les statuts à jour signés, paraphés et certifiés conformes à l’original par le représentant légal,
- le procès-verbal qui fait état de la décision de transférer le siège social de la société (PV d’Assemblée générale extraordinaire),
- la déclaration de modification d’une personne morale (formulaire M2 téléchargeable en ligne) signée par le représentant légal de la société ou une personne mandatée,
- la preuve de la parution de l’avis au journal d’annonces légales.
Si le siège social est transféré dans un autre département, vous devrez ajouter la liste des sièges sociaux antérieurs certifiée conforme par le représentant légal.
Où devez-vous domicilier le siège social de votre entreprise ?
En tant que dirigeant de votre entreprise, vous disposez d’un large choix pour l’installation de son siège social. Ce choix diffère selon la situation de la société. Si vous souhaitez acquérir l’endroit choisi et en devenir le propriétaire, il doit être mentionné à l’actif du bilan. Vous avez par ailleurs la possibilité de louer un local commercial. Il faudra par conséquent trouver le local le plus adapté aux activités de votre entreprise. Cette option peut cependant être la moins avantageuse, puisqu’elle présente des coûts considérables, à cause des loyers assez élevés des baux commerciaux.
Une autre possibilité est d’opter pour la domiciliation du siège social, en choisissant le domicile de l’un des dirigeants de l’entreprise ou en passant par une entreprise de domiciliation commerciale. Dans le dernier cas, il est obligatoire que cette entreprise possède un agrément préfectoral et qu’elle soit immatriculée au registre du commerce et des sociétés. Cela vous permettra de conclure un contrat de domiciliation et d’obtenir une attestation de domiciliation. Vous pouvez en outre envisager la domiciliation de votre entreprise via une autre société. Cette option est aussi légale, même si elle est très peu connue en France. Il s’agit pour une société de mettre des locaux à votre disposition pour que vous puissiez y installer votre siège social. La domiciliation ne doit toutefois pas être l’activité de celle-ci.
Les obligations concernant le siège social
Certaines formalités sont à respecter, en ce qui concerne la création ou le transfert du siège social de votre entreprise. Vous avez l’obligation de déclarer l’adresse, lors de la demande d’immatriculation ou en cas de transfert au cours de la vie de la structure. S’il s’agit d’une création d’entreprise, vous n’aurez besoin que d’un justificatif de jouissance du local (contrat de bail, facture d’électricité, titre de propriété…) à joindre à la demande d’immatriculation. Lorsque l’endroit choisi est le domicile personnel du dirigeant, ce dernier doit transmettre un justificatif de domicile de moins de 3 mois. Pour ce qui est du transfert de siège social, il faudra envoyer un dossier de transfert au greffe du tribunal de commerce. Celui-ci devra être accompagné :
- d’un justificatif de jouissance du local,
- du procès-verbal concernant la décision de transfert,
- d’un exemplaire des statuts modifiés.
Il est par ailleurs possible que le transfert du siège social se fasse vers un pays étranger. Dans ce cas, on procédera à la dissolution de la société pour modifier l’adresse du siège social. Pour la création de la société étrangère, il faudra suivre les formalités prévues par le pays en question.
