Pour réussir leur transition numérique, les entreprises doivent s’approprier de nouveaux procédés technologiques et les intégrer progressivement dans leurs process. Dans cette optique, elles peuvent mettre en œuvre une politique de dématérialisation de leurs supports physiques, qu’il s’agisse des contrats, des factures, des fiches de paie, etc. Cette démarche contribue à la sécurité des données, à la suppression des frais liés à la paperasse ainsi qu’à l’optimisation de la performance organisationnelle. Pour accompagner les entreprises dans leur démarche de transformation numérique, le pouvoir public a promulgué de nombreux textes juridiques. Voici quelques dématérialisations régies par la loi.
Sommaire
La loi de finances 2020 sur la dématérialisation des factures
La loi de finances 2020 est avant tout mise en application pour réduire la fraude fiscale et simplifier les tâches administratives chronophages. Elle impose aux entreprises effectuant des transactions avec le secteur public d’adopter la facturation électronique.
Conformément à cette disposition légale, la dématérialisation des factures sera progressivement généralisée à toutes les sociétés privées assujetties à la TVA. Les modalités de cette nouvelle règle sont précisées dans l’ordonnance du 15 septembre 2021, publiée au journal officiel du 16 septembre de la même année. Concrètement, le déploiement de la loi de finances 2020 suivra un chronogramme précis.
Dès le 1er juillet 2024, tous les assujettis, quelles que soient leur taille et la nature de leur activité, ont l’obligation d’accepter les factures électroniques transmises par leurs fournisseurs. De plus, les sociétés de grande taille (plus de 5 000 salariés) doivent respecter le principe d’e-invoicing qui consiste à émettre des reçus automatisés en BtoB (business to business). Elles doivent également transmettre leurs données de facturation à l’administration fiscale (obligation d’e-reporting). Cette démarche s’effectue sur le portail public Chorus Pro ou via une plateforme privée de dématérialisation homologuée par l’État.
Par ailleurs, au 1er janvier 2025, les obligations d’e-invoicing et d’e-reporting s’étendront aux entreprises de taille intermédiaire. Les PME et les TPE, quant à elles, ne seront concernées par ces dispositions qu’à partir du 1er janvier 2026.
Dans le cadre de la loi de finances 2020, pour passer à la dématérialisation des factures, les professionnels ont l’obligation de créer, d’envoyer, de recevoir et d’archiver leurs relevés de paiement par voie électronique. Ces documents automatisés doivent respecter les critères suivants :
- l’authenticité de l’émetteur (identité vérifiable),
- l’impossibilité de modifier ou de supprimer une information ou un fichier,
- la lisibilité des données,
- l’utilisation des formats appropriés (PDF simple, PDF/A3, Factur-X ou EDI).
Notez par ailleurs que le non-respect des dispositions de la loi de finances 2020 est passible d’amendes et de pénalités. Pour éviter ces sanctions, nous vous conseillons d’utiliser un outil de dématérialisation conçu par un spécialiste du digital. Ce professionnel saura tenir compte de la nature de votre activité pour vous proposer les solutions les plus adaptées à vos besoins.
La dématérialisation des fiches de paie encadrée par la loi
S’inscrivant dans une logique de transformation numérique de la fonction RH (Ressources Humaines), la dématérialisation des fiches de paie vise à simplifier les procédures liées à la rémunération des travailleurs. Elle est officiellement entrée en vigueur le 1er janvier 2017, conformément aux dispositions de la loi Travail qui prévoit la généralisation des bulletins de paie électroniques (BPE).
Désormais, les employeurs ont la possibilité de transmettre aux travailleurs le format numérique de leurs relevés de salaire. Il ne s’agit pas cependant d’une obligation, mais plutôt d’une disposition destinée à encourager la transition vers la dématérialisation. En effet, la suppression de la paperasse et l’adoption d’un système de rémunération automatisé permettent aux entreprises de réaliser des économies, de se focaliser sur leur cœur de métier et d’améliorer leur productivité.
Lors de la mise en œuvre d’un système de bulletins de salaire dématérialisés, vous devez, en tant qu’employeur ou responsable RH, garantir l’intégrité et la confidentialité des données traitées. Vos documents numériques n’auront ainsi de valeur légale que s’ils sont inviolables, c’est-à-dire cryptés ou protégés par une signature numérique.
De plus, en mettant en place des fiches de paie numériques, vous devez en garantir la disponibilité durant 50 ans ou jusqu’à ce que le travailleur soit âgé de 75 ans. Si vous envisagez de cesser votre activité avant cette échéance, vous devez informer l’employé 3 mois avant la fermeture de la société.
Par ailleurs, en vous engageant à numériser les relevés de salaires, vous avez l’obligation d’en faciliter l’accès à l’ensemble des travailleurs concernés. Autrement dit, l’exploration de l’espace de stockage des e-bulletins doit s’effectuer aisément, sans l’utilisation de commandes complexes.
Notez également que la loi Travail exige à l’employeur de mettre en place un service en ligne associé au Compte Personnel d’Activité (CPA) du salarié. Ce dernier doit ainsi accéder à sa fiche de paie dématérialisée depuis son compte professionnel de formation (CPF), son compte d’engagement citoyen (CEC) ou son compte professionnel de prévention (C2P).
La fiscalité et la dématérialisation
Ces dernières années, l’administration fiscale donne la possibilité aux entreprises d’effectuer leurs déclarations et paiements de manière dématérialisée. Autrefois facultative, cette disposition est désormais obligatoire pour tous les professionnels assujettis à la TVA. Quels que soient votre chiffre d’affaires et le régime d’imposition auquel vous êtes soumis (simplifié ou normal), vous devez effectuer une télédéclaration fiscale tout en payant automatiquement les taxes et les impôts qui y sont liés.
La dématérialisation de la fiscalité s’effectue de deux manières distinctes. Vous pouvez ainsi appliquer le mode EFI (Échange de Formulaire Informatisé) qui consiste à effectuer directement les déclarations et les paiements d’impôts sur la plateforme du service public. Dans ce cas, les montants et autres informations liées à votre activité sont à saisir manuellement.
Il est également possible d’utiliser le mode EDI (Échange de Données Informatisé) par lequel vous confiez vos télédéclarations à un intermédiaire. À cet effet, nous vous conseillons de solliciter les services d’un cabinet d’expertise comptable ou d’un partenaire EDI à qui vous transmettrez un mandat. Une copie signée de ce document est ensuite adressée à l’administration fiscale qui se charge de l’approuver.
Une fois l’autorisation accordée au cabinet d’expertise comptable, ce dernier utilise les logiciels appropriés pour compléter automatiquement vos déclarations et paiements de taxes. Il est tout de même nécessaire de rester informé des réglementations en vigueur afin d’éviter les pénalités et de mener à bien votre projet de dématérialisation de la fiscalité.
