Depuis la promulgation de la loi engagement et proximité en décembre 2019, la dématérialisation des convocations des élus est devenue une règle et la transmission par courrier l’exception. Il s’agit en fait d’un excellent moyen de profiter des avancées technologiques pour redynamiser le système municipal. Le site Droits et Libertés vous explique quelle solution de dématérialisation de convocation choisir pour les élus.
Sommaire
Comment transmettre les convocations aux élus ?
L’envoi des convocations peut se faire depuis la boîte mail de la collectivité. Cette méthode peut cependant s’avérer répétitive et très fastidieuse à la longue. Les convocations peuvent être également transmises aux membres du conseil municipal par d’autres voies dématérialisées. L’utilisation d’un outil de convocation électronique des élus est dans ce cas une excellente solution.
Le logiciel pour les collectivités territoriales permet de simplifier et de sécuriser l’envoi de vos convocations dématérialisées. L’élu peut réceptionner sa convocation directement :
- sur le web,
- sur un autre support comme un smartphone ou une tablette (Android, IOS, Windows).
Grâce au système d’horodatage et de traçabilité, ce logiciel vous aide à faire un suivi de votre courrier.
L’envoi d’une convocation par voie dématérialisée est-il obligatoire ?
L’article 9 de la loi engagement et proximité a permis de changer les modalités de convocation des conseillers municipaux. Elle modifie en effet les dispositions de l’article L2121-10 du CGCT (Code général des collectivités territoriales), rendant ainsi licite la dématérialisation de la convocation des élus. Elle fait désormais de la transmission dématérialisée des convocations la norme et de l’envoi par courrier l’exception.
Les convocations doivent ainsi être envoyées par courriel aux conseillers municipaux. Ces derniers peuvent toutefois effectuer la demande d’un envoi par écrit à leur domicile ou une autre adresse physique. Cette évolution, qui survient dans le système municipal, aide les collectivités territoriales, quelle que soit leur taille, à simplifier leurs procédures, faire des économies et améliorer leur productivité. À travers la réduction du volume de papier utilisé, les collectivités territoriales s’engagent également dans une démarche écoresponsable.
Quel outil choisir pour l’envoi de la convocation ?
Lors du choix d’une solution de dématérialisation pour l’envoi des convocations aux élus, il est important de choisir un outil facile d’utilisation et qui offre une rapidité de prise en main. Cela aidera à simplifier la tâche au service des assemblées qui assure l’envoi des convocations, ainsi qu’aux élus. Il est également préférable d’opter pour un logiciel qui offre une possibilité de travail en mobilité et un stockage intéressant.
Veillez en outre à choisir un logiciel fiable qui favorise l’envoi de la convocation en toute sécurité, mais aussi la transmission des documents de la séance. Les élus doivent être capables de travailler directement sur les documents reçus et de manière collaborative. Il faut noter que l’envoi de la convocation doit être effectué 5 jours francs avant la tenue de la séance de conseil pour les communes de plus de 3 500 habitants.
Pour les villes en dessous de ce seuil, le délai de transmission est de 3 jours francs. Il est donc important d’opter pour un logiciel qui respecte les exigences réglementaires (horodatage et traçabilité).
Source :
https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000041410274/
